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Prozess- und Workflow-Automatisierung

Ein funktionierender Workflow und reibungslose Prozessabläufe sind wichtige Größen in jedem Unternehmen. Sie bieten das Potenzial, den Zeit- und den Kosteneinsatz bei jedem Projekt optimal zu gestalten. Die Prozess- und Workflow-Automatisierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der verstärkt die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Fachbereichen und der IT einfordert. Mithilfe unserer digitalen Kompetenz können wir von SOFTCOM Sie dabei unterstützen, Prozesse zur optimieren und dabei für einen optimalen Workflow zu sorgen.

Prozessoptimierung mithilfe digitaler Mittel

Das erste Indiz gestörter Prozesse sind steigende Kosten und/oder die sinkende Qualität der Leistung. Dies liefert meistens den Anstoß dazu, die eigenen Abläufe kritisch zu untersuchen. Ein Prozess besteht immer aus einer Analyse, der Ausführung, der Überwachung und der anschließenden Optimierung. Nur wenn diese Elemente wie Zahnräder ineinandergreifen, kann auch ein effizienter Workflow ohne Stolpersteine und Fehlerquellen entstehen.

Werden Prozesse in einem Unternehmen überwiegend manuell ausgeführt, kosten sie sehr viel Zeit und Ressourcen. Indem sie digitalisiert werden, lassen sich Schwachstellen in einem Prozess sofort identifizieren und beseitigen.

Digitale Abbildung der Geschäftsprozesse

In vielen Unternehmen ist mit den Jahren ein ganz eigener Workflow entstanden, wie die Aufgaben untereinander verteilt, bearbeitet und abgeschlossen werden und wie über die einzelnen Bearbeitungsstände kommuniziert wird. Oft geschieht dies ganz einfach per Zuruf von Schreibtisch zu Schreibtisch, per Notizzettel oder maximal per Mail. Alle anderen Projektbeteiligten sind von diesen Prozessen ausgeschlossen. Erkrankt beispielsweise ein Mitarbeiter, bleibt der Zettel auf dem Tisch solange ungelesen.

Durch die fehlende Agilität können sich Projekte erheblich verzögern und auch gegenüber dem Auftraggeber ist die reibungslose Kommunikation gestört. Mithilfe moderner Software gelingt es, diese Prozesse zu digitalisieren. Darüber kann die Aufgabenverteilung organisiert, erledigte Aufgaben notiert und Fragen gestellt werden. Jeder Beteiligte ist immer über den aktuellen Projektstand informiert, Missverständnisse werden vermieden und auch wenn sich Projektanforderungen während des Projekts verändern, sind alle Beteiligten sofort darüber in Kenntnis gesetzt.

Workflow-Automatisierung als wichtiger Bestandteil in der Qualitätssicherung

Mithilfe von ERP-Systemen können Prozesse in einem Unternehmen transparenter und effizienter werden- Diese Software-Anwendungen helfen dabei, die Kosten zu senken und parallel dazu die Qualität zu steigern.

Ein Beispiel für Qualitätsverbesserung durch Prozessoptimierung 

Ein Kunde stellt eine Angebotsanfrage an ein Unternehmen. Der betreffende Mitarbeiter ist im Urlaub und kann nicht rechtzeitig auf diese Anfrage reagieren. Dadurch wendet sich der potenzielle Kunde an die Konkurrenz und ist für die eigene Firma verloren. Nach einer erfolgreichen Optimierung dieses Prozesses, kann bei der Nichtbearbeitung die Anfrage automatisch an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

 

Moderne Business-Software kann mit einer Workflow-Unterstützung ausgestattet werden, von der Prozessdarstellung bis zur Workflow-Automatisierung. Wir können damit automatisierte Abläufe einrichten, die wertvolle personelle Ressourcen in Ihrem Unternehmen schonen, mehr Effizienz erzeugen, die Qualität der Arbeit, die Zufriedenheit der Kunden und damit schlussendlich auch die Umsätze steigern.

Vorteile der Prozess- und Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen

  • Effiziente Automatisierung und Modellierung von Geschäftsprozessen
  • Integration von Schnittstellen zu internen Systemen wie ERP- oder Buchhaltungssoftware
  • Zeit- und damit Kostenersparnis
  • Reduzierung der Fehlerquote
  • Volle Transparenz über den Status des Workflows
  • Effizienterer Einsatz der Mitarbeiter
  • Hohe Agilität und Flexibilität
  • Leichte und intuitive Bedienung für Anwender

Wünschen Sie sich effizientere Prozessabläufe und bessere Workflows? Dann finden wir für Sie eine individuelle Software-Lösung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.