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Enterprise Content Management (ECM)

Ein ECM-System kann die Effizienz eines Unternehmens und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich steigern. Es übernimmt die wichtige Aufgabe, den Dokumentenfluss innerhalb der Firma zu digitalisieren und zu automatisieren. Der Prozess beginnt bei der Erstellung der Dokumente und reicht über deren Verwaltung und Bearbeitung bis zur Archivierung. Alle Anwender können gleichzeitig auf ein- und dasselbe Dokument zurückgreifen und werden über Änderungen in Echtzeit informiert.

Wesentliche Bestandteile des Enterprise Content Managements

Jedes ECM-System besteht aus mehreren Komponenten. Das sind die Hauptbestandteile der Software:

  • Erfassung (Capture)
  • Verwaltung (Manage)
  • Speicherung (Store)
  • Bewahrung (Preserve)
  • Ausgabe (Deliver)

 

Die Vorteile und Chancen einer ECM-Einführung

Die Integration eines ECM-Systems ist ein wichtiger Schritt vieler Unternehmen im Bereich der Digitalisierung. Es ersetzt die klassische Zettel- und Ordnerwirtschaft und verschlankt viele Prozesse. Im Folgenden haben wir Ihnen die wesentlichen Vorteile zusammengefasst.

Verbesserte Kommunikation

Das Enterprise Content Management verbessert wesentlich die interne Kommunikation aber auch die Interaktion mit Kunden und Geschäftspartnern. Indem jeder Mitarbeiter von überall aus Zugriff zu wichtigen Informationen erhält, kann er bei Anfragen zum Beispiel konkrete Auskunft erteilen.

Speicherung und Archivierung

Wie schnell geht mal ein Zettel verloren. Das ECM digitalisiert und archiviert wichtige Unterlagen. Alles geschieht automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter dafür am Scanner stehen muss.

Rationalisierung

Durch die Prozessautomatisierung entfallen manuelle Abläufe. Dateninseln und Schatten-IT verschwinden (die Datenqualität wird allgemein erhöht). Die Automatisierung von Routineaufgaben ist effizient bzw. führt zur Entlastung der Mitarbeiter.

Verbesserung der Organisation

Unwirtschaftliche oder unzeitgemäße Abläufe werden verbessert oder ersetzt. Weniger manuelle Eingaben = weniger Fehlerquellen = verbesserte Prozessqualität. Die Prozesse werden mit Blick auf die Wertschöpfung optimiert.

Bessere Organisation

Durch die Verschlagwortung können Dokumente schneller wieder aufgefunden werden. Anwender können Routineaufgaben schneller und einfacher durchführen.

Wir führen Prozessanalysen durch und halten Workshops ab, treffen nachhaltige Entscheidungen über Budget und Ressourcen, wir begleiten unsere Kunden bei Veränderungen und tragen Verantwortung, die oben genannten zu Ziele durch iterative bzw. enge Abstimmung mit den Bedarfsträgern zu erreichen. Deshalb ist es von großer Bedeutung, von Beginn an mit SOFTCOM den richtigen Partner an Ihrer Seite zu haben.

 

Einführung von ECM mit SOFTCOM

Eine ECM-Einführung ist kein alltägliches Projekt und die wenigsten Unternehmen verfügen intern über das erforderliche Know-how. Daher scheitern ECM-Projekte oft aus denselben Gründen wie andere IT-Projekte: unklare Ziele, unrealistische Termine und fehlende Abstimmung der Beteiligten.

Die Komplexität einer ECM-Umstellung wird zusätzlich dadurch erhöht, da sie das gesamte Unternehmen betrifft, seine Strukturen, seine Prozesse, seine Kultur, seine Produktivität. Hinzu kommt der unübersichtliche Markt. Spätestens nachdem die Vorauswahl bezüglich der ECM-Anbieter getroffen wurde, ist eine ECM-Beratung bzw. Projektbegleitung unverzichtbar.

Mitarbeiter in die Integration neuer Systeme mit einbeziehen

Was generell in vielen Unternehmen zu kurz kommt ist das Einbeziehen der Mitarbeiter in neue Prozesse. Sie machen am Freitag Feierabend und ab Montag ist plötzlich alles anders. Die Mitarbeiter sind es aber, die die Systeme am Ende bedienen und anwenden müssen. Umso wichtiger ist es, sie von Anfang an ins Boot zu holen, ihnen den Nutzen zu erklären und sich die Zeit zu nehmen, sie umfassend in die neuen Systeme einzuführen.

Möchten Sie im Detail erfahren, wie Enterprise Content Management Ihre Geschäftsprozesse optimieren kann? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.