Ausgangssituation

Wiener Wohnen stand nach über 20 Jahren Nutzung von SAP ECC vor der strategisch und technisch anspruchsvollen Aufgabe, auf SAP S/4HANA, das SAP-Betriebssystem der neuesten Generation, umzusteigen. Mehr als 2.000 Anwender*innen sowie zahlreiche angebundene Systeme waren von der Umstellung betroffen.
SAP stellt das zentrale IT-System bei Wiener Wohnen dar. Entsprechend hoch waren die Anforderungen an Analyse, Planung, Governance, Kommunikation, Testing, Validierung sowie an das organisatorische und technische Zusammenspiel aller Beteiligten der Wiener Wohnen – und über die Grenzen der Organisation hinter den berühmten Wiener Gemeindebauten hinweg.
Um einen stabilen, sicheren und möglichst reibungslosen Übergang und die Migration zur neuesten ERP-Lösung von SAP zu gewährleisten, erfolgte die Umsetzung im Anschluss eines Analyse- und Planungsprojekts mit dem Programm „Wiener Wohnen Conversion PLUS“ Anfang 2024.

Zielsetzung

Im Programm ging es nicht nur um eine reine technische Umstellung auf SAP S/4HANA, sondern auch die Sicherstellung der Geschäftskontinuität sowie die Bereitstellung eines zukunftsorientierten Systems mit erweiterten Nutzungsmöglichkeiten.
Neben der technischen Migration wurden zusätzlich bestehende Funktionen optimiert und das Funktionsangebot erweitert.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Entwicklung und der Aufbau einer soliden Programmstruktur. Dazu gehörten ein professionelles Risiko-, Abhängigkeits-, Stakeholder-, Kommunikations-, Test-, Schulungs- und Changemanagement. Mit diesen Maßnahmen wurde die Vielzahl der Beteiligten gezielt eingebunden.

Umsetzung und Zusammenarbeit

Die Gesamtverantwortung lag bei Wiener Wohnen, die das Vorhaben unter Berücksichtigung der bestehenden Governance sowie speziell angepasster Programmprozesse als unternehmensweites IT-Programm mit hoher fachlicher Kompetenz und konsequenter Steuerung geführt hat.
SOFTCOM unterstützte den erfolgreichen Umstieg SAP S/4HANA als erfahrener Dienstleistungspartner mit der Besetzung mehreren Schlüsselrollen – stets in enger Abstimmung mit der Programmleitung „Wiener Wohnen Conversion PLUS“.
Unter anderem stellte SOFTCOM erfahrene Projektmanagerinnen für die Leitung mehrerer Umsetzungsprojekte zur Seite, unterstützte die Programmleitung in der Rolle des stellvertretenden Programmmanagers und verstärkte das Steuerungsprojekt mit Expertinnen, welche zentrale Querschnittsthemen wie Test-, Kommunikations- Abhängigkeits- und Stakeholdermanagement sowie Programmadministration verantworteten.
Besonders hervorzuheben ist die frühzeitige und konsequente Umsetzung der definierten Arbeitsweise über die gesamte Programmlaufzeit hinweg sowie die strukturierte Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung von Programm- und Testmanagement-Prozessen in einem Umfeld, das durch hohe Komplexität und verschiedene organisatorische Reifegrade geprägt ist.
Durch transparente Planung, klare Entscheidungswege und eine vorausschauende Kommunikationsstrategie, welche unternehmensweit die enge Abstimmung mit Mitarbeiterinnen, Management, Fachbereichen, IT-Abteilungen, internen und externen Partnerinnen sowie der Personalvertretung gewährleistete, konnten Risiken frühzeitig adressiert und die Durchführung des Vorhabens stabil sichergestellt werden.

Ergebnis

Die Produktivsetzung auf SAP S/4HANA wurde erfolgreich und stabil durchgeführt. Ein gelungener Cutover an einem einzigen Wochenende in einem straffen Zeitfenster von 45 Stunden, mit über 350 einzelnen Umstellungsschritten, mehr als 100 Beteiligten und der Migration von rund 3 TB Daten.
Mit dem erfolgreichen Go-live hat SOFTCOM Wiener Wohnen professionell begleitet einen bedeutenden Meilenstein in der digitalen Transformation zu erreichen. Damit wurde der Grundstein gelegt, um den zukünftigen Herausforderungen mit modernen, integrierten Prozessen und einer zukunftssicheren Systemlandschaft zu begegnen. Trotz hoher Parallelität und Komplexität konnten Risiken kontrolliert, Termine und Budget eingehalten und die Organisation gezielt auf die Nutzung von S/4HANA vorbereitet werden.
Eine weitgehend reibungslose Umstellung dieser Größenordnung ist alles andere als selbstverständlich – und Wiener Wohnen hat mit der professionellen Unterstützung von SOFTCOM den Wechsel zu SAP S/4HANA erfolgreich gemeistert.
Maßgeblich hat die hohe fachliche Kompetenz, die Verlässlichkeit und das partnerschaftliche Verständnis der SOFTCOM für die Wiener Wohnen Anforderungen für die erfolgreiche Umsetzung beigetragen.