inkl. Requirements Engineering

Kennzahlen:
Projektbudget/Vergabevolumen: € 0,2 Mio.
Gesamtprojektumfang: ca. 240 Personentage
Projektdurchlaufzeit: 2,5 Jahre

Komplexitätsgrad:
HOCH

Projektkurzbeschreibung

Die Ludwig Boltzmann Gesellschaft betreibt als außeruniversitäre Forschungseinrichtung ca. 20 Institute und Cluster, an denen die Forschungsarbeit durch etwa 750 MitarbeiterInnen betrieben wird. Im Zuge des Projektes sollten sämtliche bestehenden IST-Prozesse in der Geschäftsstelle sowie in Verwendung stehende IT-Systeme analysiert und in Hinblick auf die Übereinstimmung mit den aktuellen Anforderungen beurteilt bzw. das Optimierungspotential der verwendeten Verfahren beurteilt werden. Aufbauend darauf sollten „Soll-Prozesse“ definiert, mögliche Quick-Wins abgeleitet und Folgeprojekte für den Abtausch vorhandener Systeme definiert werden.

Die strategische Ziele des Kunden waren:

  • Aktueller Überblick über die bestehenden Prozesse und deren Optimierungspotentiale
  • Optimierter Personal- und Finanzmitteleinsatz für weitere strategische Schritte in der Unternehmensentwicklung
  • Ermitteln des Umfangs für die Ausschreibungserstellung zukünftiger IT Systeme
  • Anforderungsanalyse insbesondere der Bereiche Institutsbetreuung und Wissensmanagement

Ausgangslage und Aufgabenstellung: Erstellung von Gutachten und Expertisen | Projektumfang/Scope

  • Erfassung der IST-Prozesse und Dokumentation im Prozessdokumentationstool
  • Bewertung sämtlicher wesentlicher Geschäftsprozesse des Unternehmens
  • Bewertung der verwendeten Systeme in Hinblick auf die Erfüllung aktueller Anforderungen
  • Erstellung einer Prozesslandkarte
  • Expertise zur Prozessoptimierung
  • Expertise zur künftigen Systemarchitektur
  • Expertise für die Auswahl geeigneter Prozesstools sowie deren Schulung
  • Beurteilung von informationstechnischen Systemen in Hinblick auf die Übereinstimmung mit Vorgaben
  • Analyse der bestehenden Systemarchitektur, der verwendeten Hardware- und Softwarekomponenten
  • Abgleich SLA und OLA mit IST-Situation
  • Beschreibung der künftigen Services inkl. der benötigten Leistungseigenschaften und Leistungsqualität
  • Beurteilung der Service Levels im Bereich Finanzen und Personal (externe Dienstleister)
  • Abgleich Soll-Ist-Situation
  • Abgleich Leistungsverzeichnis und Product-Backlog mit IST-Situation
  • Erstellen einer Gap-Analyse, d.h. Abgleich
  • Ableitung einer Maßnahmenplanung inkl. grundsätzlicher Herangehensweisen und Empfehlungen

Umfeldfaktoren | technisch-organisatorische Komplexität

Abhängigkeiten bestanden sowohl zu weiteren Projekten als auch von externen Partnerfirmen der LBG. Zudem wurde die allgemeine Komplexität des Projektes durch

  • Ressourcenengpässen bei wesentlichen Keyplayern des Kunden
  • Spezielle Anforderungen einer Forschungseinrichtung (und damit kaum Branchenvergleichbarkeit vorhanden)
  • Anforderungen an Literaturdatenbank (CRIS/FIS)
  • Gestaltung der Einbindung von Instituten (LBI) und Clustern (LBC)

zusätzlich erhöht.

Lösungsansatz | technisch-organisatorische Komplexität

Es wurden erprobte Moderations- und Präsentationsfähigkeiten eingesetzt und fortgeschrittener Methoden und Werkzeuge des Projekt- und Prozessmanagements angewandt, welche laufend dem Umfeld angepasst bzw. individuell an den Bedürfnissen des Kunden ausgerichtet wurden. SOFTCOM bediente sich dabei aus den drei Säulen:

  • Methoden des klassischen Projektmanagements (IPMA, IPMI)
  • Methoden der Business Analyse (IIBA)
  • Methoden der Prozessmodellierung (BPMN)

Deliverables & Artefakte | Output durch SOFTCOM

Projektauftrag / Projektorganigramm / Projektstrukturplan / Arbeitspaket-Spezifikationen / Meilensteinplan / Terminplanung (inkl. Balkenplan-Darstellung) / Projektumwelt-Analyse / Projektrisikoanalyse / Projektpersonaleinsatzplan / Projektdokumentation (Präsentationen, Ergebnisdokumente, Protokolle) / Leistungsverzeichnisse/ Gap-Analyse

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, dass ein zeitnahes und umfangreiches Reporting zu laufenden Projekten und relevanten Kennzahlen häufig einen hohen personellen Einsatz und teilweise lange Durchlaufzeiten erfordert.

In manchen Fällen ermöglichen Systeme eine rasche Generierung von Reports, doch erweisen sich diese Systeme oft als zu statisch um weiterführende Analysen zu verfolgen.

Christian Lehner Head of Recruitment SOFTCOM

Unser Kunde Ludwig Boltzmann Gesellschaft reagierte hier vorausschauend, um genau diese Herausforderungen mittels Einsatz neuer Systeme zukünftig meistern zu können. SOFTCOM begleitet unseren Kunden von der Analyse über die Selektion bis zur Implementierung einer neuen Systemlandschaft.

Christian Lehner
christian.lehner@softcom.digital