Ausschreibung ASFINAG

für die Vergabe des österreichweiten MPLS-Datennetzwerks

Der nach einem Phasenplan abzulösende Netzwerkbestand umfasste ca. 7500 aktive Komponenten (Backbone, regionale und lokale Knoten, Layer2-Switches, Datacenterswitches, WLAN Controller, Access Points, Firewalls und Server).

Projektkurzbeschreibung

Wir wurden mit der Ausschreibung und Qualitätssicherung eines strategisch wichtigen Projektes der ASFINAG MSG GmbH beauftragt, welches die Modernisierung, Erweiterung und Instandhaltung des österreichweiten IP MPLS Datennetzwerks der ASFINAG zum Ziel hatte. Dem Projekt kam eine sehr hohe Bedeutung zu, da alle geschäfts- wie auch sicherheitsrelevanten Services wie Maut, Video, Notruf, WLAN, IT-Infrastruktur, Tunnelanlagen, Telefonie etc. über das ausgeschriebene Netzwerk auf höchstem Niveau sicher zu stellen waren. Gleichzeitig musste für künftige Services (Stichwort autonomes Fahren) die Flexibilität und die Nachhaltigkeit der Investitionen gewährleistet sein. Die Erweiterung des Datennetzes um 500-1000 zusätzliche Komponenten pro Jahr war in einem zukunftsorientierten und hoch innovativen Netzwerkkonzept sicherzustellen, wobei die Kompatibilität zu bestehenden Hard- und Softwarekomponenten zu gewährleisten war.

Ausgangslage und Aufgabenstellung:

Erstellung von Gutachten und Expertisen | Projektumfang/Scope

Unsere Aufgaben waren somit neben der generellen Projektleitung, die technische IST-Analyse der bestehenden Infrastruktur, Einbringen von technischen und wirtschaftlichen Expertisen, die Erstellung eines zukunftssicheren, innovativen Netzwerkkonzepts, die Erstellung aller Ausschreibungsdokumente (insbesondere der Leistungsverzeichnisse) und die Vertragsgestaltung, die strategische Beratung der ASFINAG während der Ausschreibungsphase, die Prüfung der Angebote im Rahmen einer Expertenkommission, die Führung der Verhandlungsgespräche und die Steuerung der Transition gemäß der geplanten Einführungsstrategie.

 Weitere Verantwortlichkeiten und spezifische Aufgaben:

• Budgeterstellung und Projektcontrolling für den Vertragszeitraum
• Erstellen einer Expertise bezüglich des empfohlenen Vorgehensmodelles und Risikoanalyse
• Erstellung der Spezifikationen (HW, SW, Organisation, Prozesse) und eines Konzepts zum Betrieb eines MPLS-Netzwerks
• Vertragsgestaltung der technischen und kommerziellen Ausschreibungsunterlagen
• Erstellung der SLAs und OLAs und Abgleich mit der zu Beginn der Ausschreibung vorliegenden IST-Situation
• Erstellung der Leistungsverzeichnisse und Lastenheft/Pflichtenheft
• Analyse/Benchmarking/Bewertung der Angebote, Plausibilitätsprüfung der Betriebskonzepte
• Planung der Einführungsstrategie und Durchführung der Transitionsphase
• Altsystemanalyse und -dokumentation der bestehenden/geplanten Infrastruktur, Applikationen und Services

Umfeldfaktoren | technisch-organisatorische Komplexität

Bei der Terminplanung musste auf eine hohe Anzahl von Abhängigkeiten und laufenden sowie geplanten Teilprojekten Rücksicht genommen werden, wie u.a. die Erweiterung und Instandhaltung des Autobahnnetzes, neue technische Services, neue Applikationen, Lieferantenwechsel bei Mautservice oder die Erstellung neuer Sicherheitsrichtlinien durch den CISO und die strukturelle und inhaltliche Überarbeitung der allgemeinen Ausschreibungsvorlagen durch den Einkauf. Darüber hinaus wurde das Projekt aufgrund eines parallelen Reorganisationsprojekts der ASFINAG bzw. durch eine sich verändernde Organisationsstruktur des Auftraggebers erschwert, da die Prozesse entsprechend der neuen Struktur angepasst werden mussten. Parallel zu den hochkomplexen technischen Vorgaben und Bedingungen musste auch aus juristischer Sicht die technische Leistungs-beschreibung immer auf das BVergG abgestimmt werden. Die Betriebsführung stellte einen weiteren wesentlichen Teil des Projektes dar. Für die Übernahme der Betriebsführung war eine Transitionsphase von 6 Monaten zu planen und zu koordinieren, in der die Verantwortlichkeiten vom aktuellen Auftragnehmer an den künftigen Auftragnehmer übergehen mussten. Dafür waren sowohl Maßnahmen für den Wissenstransfer zwischen aktuellem Auftragnehmer und künftigen Auftragnehmer als auch ein konkretes Transitionskonzept zu erstellen.

Lösungsansatz | technisch-organisatorische Komplexität

Es war der intensive Einsatz professioneller Moderations- und Präsentationstechniken erforderlich wie auch der Einsatz einer Vielzahl an fortgeschrittenen Projektmanagement-Methoden und die entsprechenden Werkzeuge. Die eingesetzten Methoden wurden jeweils dem Umfeld angepasst und individuell an den Bedürfnissen des Kunden ausgerichtet.

Erfolgsfaktoren | SOFTCOM USP

• Risikomanagement (& kontinuierliche Risikobewertung im Rahmen der Projektsteuerung)
• Projekt-, Change- und Releasemanagement (inkl. Projektreporting, Fortschrittsverfolgung, Aktionslisten etc.)
• Stakeholder und Umwelt(en)-Management (Umfeld, Informationsmanagement, Projektmarketing etc.)

Das IPC-Netzwerk der ASFINAG ist eines der wenigen österreichweiten Glasfasernetzwerke. Daher dient es für viele wichtige und offizielle Dienste als zukunftsorientierte Infrastruktur. Der ausfallssichere Betrieb des Netzwerkes ist daher eine Mindestanforderung. Die korrekte und transparente Vergabe der Wartung und Instandhaltung in professionelle Hände war daher unsere zentrale Herausforderung.

Mag. Andreas Gaber
andreas.gaber@softcom.digital