Gesamtprojektleitung bei PVA

inkl. Business Analyse und Prozessoptimierung

Ablöse mehrerer bestehender Altapplikationen/Legacy-Anwendungen (ca. 8.000 Anwender), vielfältige komplexe Schnittstellen und Ablaufautomatisierungen bzw. Batchsteuerungen.

Projektkurzbeschreibung

Zielsetzung des Projekts war die Integration der prozessgesteuerten und standardisierten Abläufe der medizinischen Begutachtung in die einheitliche, prozessoptimierte und trägerübergreifende Anwendung „zeptA“(zukunftsorientierte, einheitliche, prozessoptimierte und trägerübergreifende Anwendung). Dafür mussten die unterschiedlichen medizinischen Abläufe analysiert werden, um dann Prozesse so zu gestalten, dass sie  mit „zeptA“ automationsunterstützt integriert und abgewickelt werden können. Als Ergebnis wurde ein prozessgesteuerter, standardisierter Ablauf der gesamten medizinischen Begutachtung in PortalPV erstellt. Alle Antragsgründe, die mit medizinischen Leistungen in Berührung stehen, wurden in PortalPV  abgebildet. Das beinhaltet auch ein Leitsystem für den Begutachtungsprozess mit einer weitgehend automatisierten Begutachtungssteuerung inklusive Terminverwaltung und alle dafür notwendigen  Schriftstücke.

Ausgangslage und Ausgangslage | Customer Pain Points

Die Integration aller in der Praxis gelebten Abläufe der sog. „Medizinischen Verfahren“ in die neu geschaffene „zeptA“-Applikation (unter Berücksichtigung der prozessorientierten Landschaft) der PVA brachte einige Herausforderungen mit sich. Mit dem Kernstück eines weitestgehend automatisiertem Begutachtungssteuerungssystem (inklusive Terminverwaltung) für alle Antragsgründe in Zusammenhang mit dem Bereich „Medizin“ und einem passenden Leitsystem für den Begutachtungsprozess, waren die Ansprüche des Kunden dementsprechend hoch.

Projektumfeld | technisch-organisatorische Komplexität

Das Projekt umfasste  nationale Niederlassungen, verschiedenste Interessensgruppen und eine Vielzahl an  Projektbeteiligten und Interessensgruppen , dadurch herrschten hohe Abhängigkeiten und ein komplexes Projektumfeld. Besonders die unterschiedlichsten Interessensgruppen aus den Linienorganisationen des Kunden (intern angestellte und extern beauftragte Ärzte, Landesstellenleitungen, Fachbereichsleitungen, Sonderkrankenanstalten etc.), mit denen das Vorhaben österreichweit abgestimmt werden musste, stellten eine ernstzunehmende organisatorische Hürde dar. Zudem herrschten durch die Wechselwirkungen zu zahlreichen anderen (Legacy-)Systemen und bestehenden Applikationen (welche im Vorfeld nur oberflächlich bzw. nicht dokumentiert waren) sowie deren uni- bzw. bidirektionalen Schnittstellen eine sehr hohe technische Komplexität.

Folgende weitere Faktoren, beeinflussten die Komplexität des Projektes zusätzlich:

• begrenzte Ressourcenverfügbarkeit und Expertenwissen der Linienorganisation
• unterschiedlichste (teils gegenläufige) Interessenslagen
• (fehlendes) organisationsübergreifendes Commitment zu Projektumfang /-zielen
• erschwerte Kommunikation und Entscheidungsfindung über die Bereichsgrenzen hinweg
• laufende fachliche und gesetzliche Änderungen während des Projektes

Lösungsansatz | technisch-organisatorische Komplexität

Mittels strukturierter Analysen und Workshops mussten die Abhängigkeiten erarbeitet bzw. dokumentiert werden. Da im Rahmen des Projektes de facto alle Kernprozesse der PVA betroffen waren, mussten alle Architekturentscheidungen, die Hochverfügbarkeit des Systems sowie dessen durchgängige Performance stets berücksichtigt werden. Die seitens SOFTCOM erstellte Prozesslandkarte legte einen wesentlichen Grundstein für die finale Systemarchitektur. Der Altdatenbestand über Gutachtendaten, Patientenstammdaten sowie Statusinformationen mussten aus den Altsystemen analysiert, extrahiert, aufbereitet und in die neuen Datenmodellstrukturen übertragen werden. Hierfür wurden die Grundlagen und die Strukturen für die automatisierte Migration erarbeitet und Testfälle zur Prüfung der Datenintegrität ausgearbeitet. Somit war im Zuge der Datenaufbereitung ein automatisierter Transformationsprozess zu etablieren, der die Altdaten semantisch interpretiert und dem jeweiligen Zielstatus bzw. weiteren Subinformationen anreichert. Ein entsprechend reibungsloser Übergang von Alt- auf Neusystem sowie die verlässliche Datenintegrität war essenziell für die erforderliche Kundenakzeptanz.

Erfolgsfaktoren | SOFTCOM USP

• Strukturierte Erhebung und Abstimmung der Anforderungen mit dem Auftraggeber (Analyse und Requirements Engineering, IREB)
• Designentwürfe und Mockups zur frühzeitigen Einbeziehung der Stakeholder/Bedarfsträger
• Toolunterstützte Kommunikation und Dokumentation (ADONIS, EnterpriseArchitect, HP ALM etc.)
• Projektmanagement (IPMA, PMI, flexibles Vorgehensmodell und laufenden Qualitätssicherung (Ergebniskontrolle, Testverfahren etc.)

Das Projekt hat als Ziel einen durchgängigen österreichweit einheitlichen Begutachtungsprozess und die automatisierte Vergabe von Terminen für medizinische Verfahren in der Pensionsversicherungsanstalt zu etablieren. Mit der prozessgesteuerten Abwicklung des Verfahrens ist dies erstmalig durchgängig digitalisiert und automatisiert möglich und ersetzt dadurch die heute teilweise über mehrere Systeme notwendigen manuellen Aufgaben mit mehreren Medienbrüchen auf dem Weg der Erledigung.

DI Gerhard Burziwal
gerhard.burziwal@softcom.digital